Asistente Administrativo

• Acerca del Trabajo

ETZ&Co. es una empresa especializada en diseño de interiores y fabricación personalizada de mobiliario, con enfoque en clientes extranjeros que requieren proyectos integrales desde el diseño hasta la instalación. Combinando creatividad, técnica y logística, ofrece un servicio integral que va desde el diseño conceptual hasta la entrega final del producto.  La empresa opera bajo un modelo mixto entre producción propia y subcontratada, con un alto estándar de calidad..

El Asistente Administrativo dará soporte operativo y administrativo a los procesos de la empresa, asegurando el control adecuado de gastos, presupuestos, compras, supervisión de tareas y cumplimiento legal. Su rol es clave para garantizar la fluidez administrativa y el orden operativo de los proyectos, apoyando a la dirección general en la gestión integral del negocio.

Responsabilidades Clave

• Asistencia en revisión semanal de la programación de proyectos: Supervisar al inicio de cada semana que la plataforma de gestión esté actualizada con la programación general de todos los proyectos. Esto implica verificar que el Jefe de Operaciones e Instalaciones haya registrado correctamente las actividades previstas, presupuestos asignados y tareas vinculadas. El objetivo es garantizar la planificación efectiva y evitar omisiones que afecten el desarrollo de los proyectos en curso.

• Gestión de pagos recurrentes y cuentas por pagar:: Asegurar el control de pagos de servicios como internet, pólizas, alquileres u otros recurrentes. Llevar un calendario de vencimientos y programar recordatorios, de preferencia vinculados a métodos de pago automáticos, para evitar cortes de servicio.

• Soporte en control de cuentas por cobrar: Ayudar a  que se cumpla el protocolo de no despachar sin pago. Mantener registro de facturas emitidas y saldos pendientes, alertando a la Dirección General si algún cliente se atrasa.

• Verificación de la integración de productos cotizados en la plataforma: Comprobar que todos los productos previamente cotizados estén correctamente integrados en el sistema digital de presupuestos. Esto incluye revisar que los productos estén reflejados en las partidas presupuestarias, que las tareas derivadas hayan sido creadas y vinculadas a su correspondiente cronograma de ejecución. Este control garantiza que no haya discrepancias entre la planificación financiera y la ejecución operativa del proyecto.

• Seguimiento y control de gastos en instalaciones: Registrar y clasificar todos los gastos que realiza el personal técnico durante la ejecución de las instalaciones. Implica recolectar y validar las facturas recibidas, especialmente aquellas asociadas a viáticos, y asegurarse de que los proveedores bajo régimen simplificado hayan proporcionado correctamente sus datos fiscales. Posteriormente, se debe elaborar un informe por instalación, categorizando las facturas (régimen normal vs régimen simplificado), con el fin de preparar listas de compra y asegurar una correcta rendición de cuentas.

• Gestión de proyección y liquidación de viáticos: Revisar las proyecciones de viáticos realizadas por el equipo de operaciones antes de cada instalación, validar los montos y preparar las solicitudes de transferencia a la dirección financiera (María Laura). Al finalizar el proyecto, comparar los gastos realizados con el monto transferido, validar que todas las erogaciones estén respaldadas por facturas y generar un informe detallado que facilite el control financiero y la rendición interna.

• Supervisión del proceso de compras y control presupuestario (plataforma MAWI): Una vez implementado MAWI, revisar las solicitudes de compra de materiales ingresadas por el equipo operativo. Consolidar semanalmente estas solicitudes en un informe para la dirección, verificar que los montos no superen los presupuestos aprobados y actualizar la plataforma en caso de que los pagos reales sean menores, reflejando correctamente los ahorros. Esta responsabilidad busca mantener la integridad financiera de los proyectos y garantizar un control presupuestario riguroso.

• Control y seguimiento de la agenda del personal de taller: Registrar semanalmente la agenda y las horas trabajadas de los colaboradores del taller (ebanistas, laqueadores y ayudantes). Consolidar esta información en un reporte estructurado para facilitar los pagos quincenales por parte del área administrativa. Este proceso asegura un control transparente de la asistencia y el cumplimiento laboral, además de evitar errores en la nómina.

• Gestión documental de seguros y cumplimiento legal:  Asegurar que todos los colaboradores cuenten con las pólizas vigentes del Instituto Nacional de Seguros (INSS) y que estén correctamente registrados ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS). Para ello, debe mantenerse una carpeta digital y/o física actualizada con los documentos de cada trabajador (cédula, póliza, estado de aseguramiento, etc.). Además, realizar un control mensual del cumplimiento de los pagos por parte de aquellos colaboradores que se encuentren bajo el esquema de seguro voluntario, previniendo problemas legales o contingencias en el futuro.

Requisitos Básicos Indispensables

• Estudios universitarios en Administración, Gestión de Proyectos o áreas afines o experiencia comprobada en roles similares.
• Manejo intermedio de Google Workspace (Drive, Sheets, Docs).
• Computadora propia en buen estado y acceso a internet estable.
• Inglés básico o capacidad para usar herramientas de traducción en interfaces digitales.
• Habilidad para desplazarse eventualmente al taller o proyectos (idealmente vehículo propio).
• Manejo habitual de WhatsApp para comunicación laboral.

Requisitos Básicos Deseables

• Experiencia previa en gestión de proyectos o compras.
• Interés o afinidad con áreas de diseño, arquitectura o mobiliario.
• Conocimiento previo de plataformas digitales administrativas o de seguimiento de tareas.
• Experiencia en consolidación y control de presupuestos.

Hábilidades Blandas

• Organización

: Capacidad para estructurar tareas y mantener orden en múltiples procesos.
- Proactividad

: Anticiparse a problemas y tomar la iniciativa para solucionarlos.
- Comunicación efectiva

: Redacción clara y comunicación verbal profesional con diferentes equipos.
- Colaboración

: Trabajo en equipo y disposición para apoyar en el cumplimiento de objetivos comunes.
- Atención al detalle:

Precisión al revisar documentos, presupuestos y cronogramas.
- Servicio al Cliente:
Capacidad de una persona para comunicarse eficazmente, mostrar empatía, paciencia y resolver problemas de manera amable y profesional al tratar con los clientes.
- Adaptabilidad

: Capacidad para aprender herramientas digitales y ajustarse a nuevos procesos.