Representante de Cobros Senior

El representante de cobros senior desempeña un papel crucial en el departamento de Order to Cash, donde se enfoca en garantizar el pago oportuno de los clientes dentro del plazo establecido, considerando las metas corporativas.

La posición es responsable de contactar a los clientes para realizar el proceso de cobro, mantener actualizada la información de las cuentas en los sistemas establecidos y brindar visibilidad o escalación cuando sea necesario sobre las cuentas que requieren análisis de crédito.

Se asegura el correcto e oportuno ingreso de las facturas en los portales de los clientes establecidos con el fin de impulsar el pago de estas y apoyar al departamento de cobro para cumplir los objetivos corporativos.

Responsabilidades Principales

1. Manejo de clientes con un portafolio categorizado como complejidad media.
2. Completa el trabajo asignado y prioridades mediante el uso de políticas, datos y recursos; colaborando con gerentes, compañeros de trabajo, clientes internos y otros implicados en los procesos.
3. Mantener la información de las cuentas de los clientes corporativos actualizada, según las categorías y el nivel de servicio establecido por Thermo Fisher Scientific, además de mantener el contacto necesario para dar visibilidad de los procesos o gestiones que se realicen para este cliente.
4. Realizar el proceso de codificación de las actividades predeterminadas en el sistema correspondiente, para dar visibilidad del estado de las facturas del cliente.
5. Cumplir con las estrategias de cobro establecidas por la gerencia, mediante el análisis de las cuentas, el seguimiento del proceso respectivo y establecido.
6. Administrar la bandeja de entrada de correo electrónico propio; requiere sentido de urgencia y priorización, buena atención al cliente y organización.
7. Reconciliar el estado de cuenta de los clientes (portafolio de complejidad media), con los débitos y créditos existentes, para identificar aquellas que poseen saldos atrasados o facturas vencidas, compartir el estado de cuenta actualizado con el cliente para mantenerlo informado y evitar que se vuelvan incobrables.
8. Identificar y analizar notas de crédito, débito y efectivo no aplicado correctamente para informar al departamento indicado cómo proceder, dejar el estado de cuenta en balance cero o devolver el efectivo al cliente.
9. Facilitar el pago de las facturas por medio de tarjeta de crédito con el departamento correspondiente (Cash Apps) cuando el cliente lo solicita, bajo excepción y aprobación del supervisor a cargo.
10. Manejar los sistemas de facturación de la empresa, así como los sistemas de los clientes.
11. Ser un aliado de los clientes internos o externos, brindar visibilidad del estado de cuenta. Preferiblemente utilizar el teléfono, luego correo electrónico, chat u otro medio disponible con los clientes implicados en los procesos.
12. Informar a los departamentos correspondientes cuando surgen diversos reclamos por parte de los clientes que generan disputas para poder llegar a una resolución del proceso de cobranza.
13. Ser el punto de contacto por excelencia de los clientes, atender de la mejor manera las consultas de cobranza o redirigir las consultas de otros casos al departamento o persona encargada para su correcta resolución.
14. Informar al supervisor de las cuentas incobrables, determinadas cuando ya se ha realizado el proceso completo de cobranza agotando todos los medios posibles de seguimiento de la cuenta, para dirigirlas al proceso siguiente de cobro con la empresa subcontratada o departamento legal.
15. Dar soporte a las investigaciones sobre los clientes, atentos al detalle para agilizar el proceso de crédito y cobro. Participar en la actualización de la documentación de los procesos o documentación soporte de los procesos cuando sean requeridos.
16. Identificar oportunidades de mejora de los procesos relacionados a su departamento, proponiendo soluciones y mejores prácticas.
17. Puede tomar proyectos adicionales pertinentes a sus tareas diarias, dirigidos a mejorar los mismos procesos con el objetivo de desarrollar más sus cualidades analítica.
18. Ayudar en el entrenamiento de nuevos empleados con respecto a los procesos y políticas establecidas.
19. Brindar soporte y realizar cualquier otra solicitud que se requiera por necesidad de la empresa.
20. Cumplir con los estándares de ética e integridad de la compañía; utilizar la política de puertas abiertas en la ejecución de procesos.