Asistente de Administración y Operaciones

hace 4 semanas

San José, Costa Rica HIAS Inc A tiempo completo

Asistente de Administración y Operaciones (San José)

**Resumen del puesto**:
La Oficina de HIAS en Costa Rica busca un(a) profesional interesado(a) en la posición de **Asistente de Administración y Operaciones,** quien es responsable de contribuir a garantizar los procesos ordenados y sistematizados relacionados al aspecto administrativo para asegurar la implementación de los proyectos en curso, de acuerdo con requerimientos de HIAS y/o Donantes con calidad y oportunidad, basándose en lineamientos y procedimientos organizacionales.

Sin menoscabo de otras funciones relacionadas a la naturaleza de la posición, el o la profesional asistirá al desarrollo del proyecto de Movilidad Segura a través de gestiones administrativas, operativas y reportes periódicos sobre su implementación. El o La profesional trabajará de manera coordinada con otros (as) colegas relacionados al proyecto como él o la Asistente de CBI/Logística en Upala y San José.

Se espera que el o la profesional realice visitas regulares a centros de Movilidad Segura en San José y en otros sitios como Upala.

**Funciones principales**:
Bajo la supervisión de la Dirección Nacional, y en coordinación con la Gerencia de Programa, el o la profesional asistirá en las siguientes funciones:

- Brinda soporte administrativo y logístico para la ejecución del programa de Movilidad Segura;
- Gestiona las distintas solicitudes de apoyo humanitaria relacionadas a la atención de participantes del programa de Movilidad Segura;
- Revisa de manera detallada toda la documentación de respaldo (formato de control de entrega, formato de entrega de efectivo, etc.) garantizando procesos transparentes y ordenados en la rendición de cuentas;
- Actualiza y administra la base de datos de entregas de asistencias económicas de conformidad con lo convenido entre ACNUR y HIAS y los procedimientos establecidos de manera conjunta;
- Sistematiza y la información periódica sobre las solicitudes de asistencia socioeconómica brindadas en el marco de la implementación de los proyectos y brinda el debido seguimiento según corresponda.
- Gestiona reportes sobre asistencia y referencias hacia Albergues (Shelter) en coordinación con otros colegas de HIAS involucrados en el proceso;
- Presenta reportes actualizados sobre la ejecución del programa, particularmente la asistencia en CBA, de manera periódica a solicitud de la Dirección o en su defecto de la jefatura delegada;
- Archiva de manera ordenada (física y digital) toda la documentación y documentos de respaldo relacionada al proyecto para efectos de monitoreos o futuras auditorias;
- Lidera los procedimientos de adquisiciones para la compra de suministros, servicios y otros, de acuerdo con los lineamientos internos para la mejor ejecución del proyecto;
- Apoya en el control y gestión de los procesos logísticos dentro de la operación de distintos programas.
- Coordinar las reparaciones de mantenimiento de la oficina en la que se encuentra asignado/a.
- Monitorear el inventario de los suministros de oficina y limpieza, así como preparar la requisición correspondiente.
- Llevar el control de los inventarios de equipos de HIAS Costa Rica, en estrecha colaboración con el equipo administrativo de San José y otras oficinas de frontera.
- Mantener un registro de los activos y un libro con el control de suministros.
- Llevar un registro actualizado de los proveedores de la organización.
- Servir como punto focal para el mantenimiento y cuido de la Oficina, así como mantener ordenados los espacios de reuniones y la cocina.
- Dar seguimiento a los contratos de proveedores de HIAS (servicios, alquileres de oficina, etc.)
- Asegurarse que los equipos de oficina estén funcionando correctamente y asistir a los empleados en su uso.
- Administrar la Caja Menor como suplente en caso de ser delegado y de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas y Procedimientos para la Caja Menor.
- Administrar y supervisar los sistemas de información (TI) (copias de seguridad, claves, derechos de acceso, etc.)
- Monitorear y llevar un registro actualizado correspondiente al uso de los vehículos de HIAS en San José
- Otras funciones relacionadas con la gestión de logística y operativa que sea solicitada por la Dirección o en su defecto la jefatura delegada.

**Calificaciones y requisitos**:

- Estudios avanzados o Licenciatura en Administración, Ingeniería Industrial, Logística, Administración de Empresas, o similar;
- Experiência mínima de 1 año en cargos de logística, compras y administración;
- Tiempo de experiência en ONG nacionales o internacionales: 1 año. (Deseable)
- Alto grado de conocimiento en computación y grado intermedio-avanzado principalmente en MS Word, Excel, PowerPoint.
- Alto nível de atención al detalle y habilidad para trabajar bien en un ambiente con plazos ajustados y tiempos limitados.

**Habilidades**
- Alineación con los valores de la organización:

  • Asistente Profesional de Operaciones

    hace 1 semana

    San José, Costa Rica ARHTE Consultores A tiempo completo

    **Asistente Profesional de Operaciones **Vacante Fresca****: ARHTE Consultores **Publicado el**: 06-03-2024, por ARHTE Consultores. **Descripción de la Empresa**: Asesores en Recursos Humanos y Talento Empresarial. ACERCA DE LA VACANTE Funciones del Puesto Bachiller universitario en administración de negocios ó carrera afín preferible con estudios a...

  • Asistente Profesional de Operaciones

    hace 2 semanas

    San José, San José, Costa Rica ARHTE Consultores A tiempo completo

    Asistente Profesional de Operaciones Vacante Fresca:ARHTE ConsultoresPublicado el: ,por ARHTE Consultores.Descripción de la Empresa: Asesores en Recursos Humanos y Talento Empresarial.ACERCA DE LA VACANTEFunciones del PuestoBachiller universitario en administración de negocios ó carrera afín preferible con estudios a nível de licenciatura.Incorporado al...

  • Asistente de Operaciones para Operadora de Pensiones

    hace 3 semanas

    San José, Costa Rica ARHTE Consultores A tiempo completo

    **Asistente de Operaciones para Operadora de Pensiones **Vacante Fresca****: ARHTE Consultores **Publicado el**: 27-11-2023, por ARHTE Consultores. **Descripción de la Empresa**: Asesores en Recursos Humanos y Talento Empresarial. ACERCA DE LA VACANTE Funciones del Puesto Bachiller universitario en administración de negocios ó carrera afí´n...

  • Asistente de Operaciones para Operadora de Pensiones

    hace 2 semanas

    San José, San José, Costa Rica ARHTE Consultores A tiempo completo

    Asistente de Operaciones para Operadora de Pensiones Vacante Fresca:ARHTE ConsultoresPublicado el: ,por ARHTE Consultores.Descripción de la Empresa: Asesores en Recursos Humanos y Talento Empresarial.ACERCA DE LA VACANTEFunciones del PuestoBachiller universitario en administración de negocios ó carrera afí ́n preferible con estudios a nível de...

  • Asistente Administrativo

    hace 3 semanas

    San José, Costa Rica Vivo Consulting A tiempo completo

    VIVO CONSULTING (VIVO) es un VAR de compras líder y un socio de entrega para las aplicaciones de compras de SAP Ariba. SAP ha reconocido a Vivo como Premier LATAM Ariba Partner y es reconocido como SAP Gold Partner. Tenemos presencia regional con operaciones en México, Centroamérica, Colombia y Brasil y trabajamos con múltiples industrias verticales....

  • Asistente de Operaciones Bursátiles

    hace 2 semanas

    San José, Costa Rica Davivienda Costa Rica A tiempo completo

    **Descripción empresa**: Davivienda, parte del Grupo Empresarial Bolívar, es una organización comprometida con cada país donde tiene presencia y reconocida desde hace cuatro décadas por ofrecer soluciones financieras que generen valor y enriquezcan la vida de las personas. **Misión del cargo**: Mantener en tiempo y forma periódicamente las...

  • Asistente Administrativa

    hace 1 semana

    San José, Costa Rica People at Work A tiempo completo

    **Asistente Administrativa **Vacante Fresca****: People at Work **Publicado el**: 04-03-2024, por People at Work. **Descripción de la Empresa**: People at Work. ACERCA DE LA VACANTE Funciones del Puesto Archivar la documentación de forma diaria para concretar el orden dentro de la sucursal. Digitar la facturación de proveedores o el ingreso de...

  • Auxiliar de Operaciones de Tarjetas Cr

    hace 4 semanas

    San José, Costa Rica Davivienda Filiales A tiempo completo

    **Descripción empresa**: Davivienda, parte del Grupo Empresarial Bolívar, es una organización comprometida con cada país donde tiene presencia y reconocida desde hace cuatro décadas por ofrecer soluciones financieras que generen valor y enriquezcan la vida de las personas. **Misión del cargo**: Apoyar el correcto funcionamiento todos los procesos y...

  • Asistente de Logística y Cbi/cva

    hace 3 semanas

    San José, Costa Rica HIAS Inc A tiempo completo

    Asistente de Logística y CBI/CVA RESUMEN DE LA POSICIÓN: HIAS es una organización internacional sin fines de lucro, con la visión de un mundo en el que las personas migrantes, refugiadas, desplazadas y solicitantes de asilo encuentren bienvenida, seguridad y libertad. HIAS se guía por su Marco de Derechos de las personas Refugiadas. Este enfoque de...

  • Asistente Administrativo

    hace 2 semanas

    San José, San José, Costa Rica Vivo Consulting A tiempo completo

    VIVO CONSULTING (VIVO) es un VAR de compras líder y un socio de entrega para las aplicaciones de compras de SAP Ariba. SAP ha reconocido a Vivo como Premier LATAM Ariba Partner y es reconocido como SAP Gold Partner. Tenemos presencia regional con operaciones en México, Centroamérica, Colombia y Brasil y trabajamos con múltiples industrias verticales....

  • Asistente de Gerente

    hace 5 días

    San José, Costa Rica Quiznos A tiempo completo

    Los Asistentes de Gerencia se reportan directamente al Gerente del Restaurante para desempeñar tareas generales de supervisión en las Operaciones diarias del Restaurante, para garantizar la seguridad alimentaria, manejo y preparación de productos, así como mantener los estándares de limpieza utilizados por la compañía. Otras responsabilidades...

  • Asistente de Gerente

    hace 2 semanas

    San José, San José, Costa Rica Quiznos A tiempo completo

    Los Asistentes de Gerencia se reportan directamente al Gerente del Restaurante para desempeñar tareas generales de supervisión en las Operaciones diarias del Restaurante, para garantizar la seguridad alimentaria, manejo y preparación de productos, así como mantener los estándares de limpieza utilizados por la compañía.Otras responsabilidades incluyen...

  • Asistente de Logística y Cbi/cva

    hace 2 semanas

    San José, San José, Costa Rica HIAS Inc A tiempo completo

    Asistente de Logística y CBI/CVARESUMEN DE LA POSICIÓN:HIAS es una organización internacional sin fines de lucro, con la visión de un mundo en el que las personas migrantes, refugiadas, desplazadas y solicitantes de asilo encuentren bienvenida, seguridad y libertad. HIAS se guía por su Marco de Derechos de las personas Refugiadas. Este enfoque de...

  • Asistente Gestion Calidad

    hace 3 semanas

    San José, Costa Rica Jopco de Centroamérica A tiempo completo

    **Asistente Gestion Calidad **Vacante Fresca****: Jopco de Centroamérica **Publicado el**: 13-05-2024, por Jopco de Centroamérica. **Descripción de la Empresa**: Comercio. ACERCA DE LA VACANTE Funciones del Puesto - Llevar a cabo ciclos de auditoria en los diferentes departamentos de la compañía ya sea en planta, administración y a nível de...

  • Departamento de Administración Educativa

    hace 4 semanas

    San José, Costa Rica WASHINGTON SCHOOL A tiempo completo

    Departamento de Administración Educativa WAS - Asistente **Requisitos**: 1. Edad entre 25 y 40 años (Preferible). 2. Poseer certificación para enseñanza en jardín de infantes, primaria o secundaria. 3. Experiência laboral de al menos 3 años en el departamento administrativo de una escuela. 4. Capacidad para conversar en inglés con...

  • Asistente Administrativo de Gerencia y Ventas

    hace 3 semanas

    San José, Costa Rica Compact Seeds & Clones S.A. A tiempo completo

    **Asistente Administrativo de Gerencia y Ventas **Vacante Fresca****: Compact Seeds & Clones S.A. **Publicado el**: 17-05-2024, por Compact Seeds & Clones S.A.. **Descripción de la Empresa**: Producción de semillas y clones de palma mejoradas. ACERCA DE LA VACANTE Funciones del Puesto Proporcionar una asistencia integral a la Gerencia de Ventas...

  • Asistente Administrativa

    hace 2 semanas

    San José, San José, Costa Rica People at Work A tiempo completo

    Asistente Administrativa Vacante Fresca:People at WorkPublicado el: ,por People at Work.Descripción de la Empresa: People at Work.ACERCA DE LA VACANTEFunciones del PuestoArchivar la documentación de forma diaria para concretar el orden dentro de la sucursal.Digitar la facturación de proveedores o el ingreso de suministros o materia prima a la...

  • Asistente Administrativo

    hace 3 semanas

    San José, Costa Rica LA CASA DE LA LLANTA A tiempo completo

    **Asistente administrativo. **Vacante Fresca****: LA CASA DE LA LLANTA **Publicado el**: 23-01-2024, por LA CASA DE LA LLANTA. **Descripción de la Empresa**: MAYORISTA. ACERCA DE LA VACANTE Funciones del Puesto Se solicita una persona con interés de hacer carrera. Nuestra Empresa es internacional posee sucursal en Centro y Sur América, ya radicada en...

  • Asistente de Operaciones Desembolso Temporal

    hace 1 semana

    San José, Costa Rica Davivienda Filiales Internacionales A tiempo completo

    **Descripción empresa**: Davivienda, parte del Grupo Empresarial Bolívar, es una organización comprometida con cada país donde tiene presencia y reconocida desde hace cuatro décadas por ofrecer soluciones financieras que generen valor y enriquezcan la vida de las personas. **Misión del cargo**: Llevar acabo la revisión de expedientes y condiciones de...

  • Asistente de Importaciones

    hace 2 meses

    San Francisco, Costa Rica TECNI GYPSUM S.A. A tiempo completo

    **Asistente de Importaciones **Vacante Fresca****: TECNI GYPSUM S.A. **Publicado el**: 11-03-2024, por TECNI GYPSUM S.A.. **Descripción de la Empresa**: Venta de materiales/acabados para la construcción. ACERCA DE LA VACANTE Funciones del Puesto - Coordinar y monitorear las operaciones de la cadena de suministro. - Supervisar los pedidos y organizar...