Asistente de Administración y Operaciones

hace 6 meses

San José, Costa Rica HIAS Inc A tiempo completo

Asistente de Administración y Operaciones (San José)

**Resumen del puesto**:
La Oficina de HIAS en Costa Rica busca un(a) profesional interesado(a) en la posición de **Asistente de Administración y Operaciones,** quien es responsable de contribuir a garantizar los procesos ordenados y sistematizados relacionados al aspecto administrativo para asegurar la implementación de los proyectos en curso, de acuerdo con requerimientos de HIAS y/o Donantes con calidad y oportunidad, basándose en lineamientos y procedimientos organizacionales.

Sin menoscabo de otras funciones relacionadas a la naturaleza de la posición, el o la profesional asistirá al desarrollo del proyecto de Movilidad Segura a través de gestiones administrativas, operativas y reportes periódicos sobre su implementación. El o La profesional trabajará de manera coordinada con otros (as) colegas relacionados al proyecto como él o la Asistente de CBI/Logística en Upala y San José.

Se espera que el o la profesional realice visitas regulares a centros de Movilidad Segura en San José y en otros sitios como Upala.

**Funciones principales**:
Bajo la supervisión de la Dirección Nacional, y en coordinación con la Gerencia de Programa, el o la profesional asistirá en las siguientes funciones:

- Brinda soporte administrativo y logístico para la ejecución del programa de Movilidad Segura;
- Gestiona las distintas solicitudes de apoyo humanitaria relacionadas a la atención de participantes del programa de Movilidad Segura;
- Revisa de manera detallada toda la documentación de respaldo (formato de control de entrega, formato de entrega de efectivo, etc.) garantizando procesos transparentes y ordenados en la rendición de cuentas;
- Actualiza y administra la base de datos de entregas de asistencias económicas de conformidad con lo convenido entre ACNUR y HIAS y los procedimientos establecidos de manera conjunta;
- Sistematiza y la información periódica sobre las solicitudes de asistencia socioeconómica brindadas en el marco de la implementación de los proyectos y brinda el debido seguimiento según corresponda.
- Gestiona reportes sobre asistencia y referencias hacia Albergues (Shelter) en coordinación con otros colegas de HIAS involucrados en el proceso;
- Presenta reportes actualizados sobre la ejecución del programa, particularmente la asistencia en CBA, de manera periódica a solicitud de la Dirección o en su defecto de la jefatura delegada;
- Archiva de manera ordenada (física y digital) toda la documentación y documentos de respaldo relacionada al proyecto para efectos de monitoreos o futuras auditorias;
- Lidera los procedimientos de adquisiciones para la compra de suministros, servicios y otros, de acuerdo con los lineamientos internos para la mejor ejecución del proyecto;
- Apoya en el control y gestión de los procesos logísticos dentro de la operación de distintos programas.
- Coordinar las reparaciones de mantenimiento de la oficina en la que se encuentra asignado/a.
- Monitorear el inventario de los suministros de oficina y limpieza, así como preparar la requisición correspondiente.
- Llevar el control de los inventarios de equipos de HIAS Costa Rica, en estrecha colaboración con el equipo administrativo de San José y otras oficinas de frontera.
- Mantener un registro de los activos y un libro con el control de suministros.
- Llevar un registro actualizado de los proveedores de la organización.
- Servir como punto focal para el mantenimiento y cuido de la Oficina, así como mantener ordenados los espacios de reuniones y la cocina.
- Dar seguimiento a los contratos de proveedores de HIAS (servicios, alquileres de oficina, etc.)
- Asegurarse que los equipos de oficina estén funcionando correctamente y asistir a los empleados en su uso.
- Administrar la Caja Menor como suplente en caso de ser delegado y de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas y Procedimientos para la Caja Menor.
- Administrar y supervisar los sistemas de información (TI) (copias de seguridad, claves, derechos de acceso, etc.)
- Monitorear y llevar un registro actualizado correspondiente al uso de los vehículos de HIAS en San José
- Otras funciones relacionadas con la gestión de logística y operativa que sea solicitada por la Dirección o en su defecto la jefatura delegada.

**Calificaciones y requisitos**:

- Estudios avanzados o Licenciatura en Administración, Ingeniería Industrial, Logística, Administración de Empresas, o similar;
- Experiência mínima de 1 año en cargos de logística, compras y administración;
- Tiempo de experiência en ONG nacionales o internacionales: 1 año. (Deseable)
- Alto grado de conocimiento en computación y grado intermedio-avanzado principalmente en MS Word, Excel, PowerPoint.
- Alto nível de atención al detalle y habilidad para trabajar bien en un ambiente con plazos ajustados y tiempos limitados.

**Habilidades**
- Alineación con los valores de la organización:

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