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Asistente de Servicios de Apoyo
hace 2 meses
**Details**:
- Deadline:
- Mar 20, 2024
- Location:
- Costa Rica- Organization:
- UNOPS
- Sectors:
- Administration
- Job type:
- Contract, 12 months +
- Languages:
- Spanish- Work experience:
- Min 4 years
- Date posted:
- Mar 11, 2024
**Description**:
- Dutystation: Limón, Costa Rica
**Functional responsibilities**
Bajo la guía y supervisión del/la Gerente de Proyecto, el/la Asistente de Servicios de Apoyo brinda soporte administrativo a las diferentes áreas de la oficina, asegurando una alta calidad y exactitud en su trabajo. El/la Asistente de Servicios de Apoyodeberá tomar decisiones rutinarias sobre procesos administrativos basado en directrices claramente definidas. En el desempeño de su trabajo, el/la Asistente de Servicios de Apoyopropiciará un enfoque al cliente, calidad y orientación a resultados.
- Resumen de las funciones:
- Mantenimiento del sistema e informes.
- Soporte secretarial y de oficina.
- Soporte en la construcción e intercambio del conocimiento.
- Funciones Específicas:
- 1. Mantenimiento del sistema e informes, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
- Ingreso y extracción de información de sistemas automatizados. Verificación y exactitud de la información en copias de seguridad y archivos.
- Generación precisa, completa y oportuna de reportes del sistema, registros y datos, para el uso de todo el equipo de trabajo.
- Mantenimiento de registros y archivos relevantes, por ejemplo: compromisos, gastos, información del personal.
- 2. Proveer soporte secretarial y de oficina, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
- Selección, registro y enrutamiento de la correspondencia entrante y saliente, así como de llamadas telefónicas dentro y fuera de la unidad.
- Redacción y/o corrección de cartas según se le solicite.
- Respuestas oportunas a las consultas sobre el área administrativa por parte de mensajeros, asistentes y secretarias; suministro de información objetiva respecto a solicitudes de servicios, horarios y procedimientos de mensajería.
3. Brindar soporte a la construcción e intercambio del conocimiento enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
- Participación en capacitación para el personal de operaciones/ proyectos sobre administración.
- Contribución de redes y comunidades de conocimiento de la práctica.
**_
Para mayor información de las funciones por favor revisar documento adjunto._**
**Education/Experience/Language requirements**
a. Educación- Diploma o Título de estudios secundarios, es requerido.-
- Título a nível técnico en secretariado, asistente y/o áreas afines será considerado valorable y podrá sustituir algunos años de experiência requeridos.**Por favor subir sus diplomas académicos o constancias académicas a su postulación**
b. Experiência laboral- Mínimo 4 años de experiência (ó 2 años si posee título técnico) en funciones de recepción, secretariales y/o asistenciales de soporte de oficina y/o proyectos, es requerido.-
- Se valorará el manejo de los paquetes de oficina (preferiblemente G Suite y/o MS Office)-
- Experiência de trabajo en organismos internacionales/UN es deseable.c. Lenguaje:
- Manejo a nível avanzado del idioma español es requerido.-
- Deseable manejo del idioma inglés a nível intermedio.
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