Empleos actuales relacionados con Oficial de Procurement para Portafolio Proyectos KfW - San José, San José - International Union for Conservation of Nature

Vacante n°:

7441

Unidad:

Organización:

International Union for Conservation of Nature (IUCN)

Ubicación:

Oficina Regional para México, América Central y el Caribe, San José, Costa Rica

Reporta a:

Coordinadora Regional de Administración y Servicios Generales

Porcentaje de Trabajo:

100%

Grado:

P1

Fecha Esperada de Inicio:

30 de noviembre de 2025

Tipo de Contrato:

Indefinido

Fecha de Cierre:

18 de noviembre de 2025

INTRODUCCIÓN

La UICN es una Unión de miembros compuesta principalmente por organizaciones gubernamentales y de la sociedad civil. Aprovecha la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1,400 organizaciones miembros y el aporte de más de 18,000 expertos a nivel global. La UICN es la autoridad mundial sobre el estado del mundo natural y las medidas necesarias para salvaguardarlo. La Secretaría de la UICN tiene oficinas ubicadas en todo el mundo y tiene su sede en Gland, Suiza. A nivel de Latinoamérica destaca la oficina regional de la UICN para México, América Central y el Caribe (UICN ORMACC) basada en San José, Costa Rica.

DESCRIPCIÓN DE CARGO

El Oficial de Adquisiciones del Portafolio de Proyectos KfW es responsable de asegurar la adecuada gestión de los procesos de compras, contrataciones y administración de activos, garantizando el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos establecidos por la UICN y el Donante. Su labor se orienta a fortalecer la transparencia, eficiencia y eficacia en el uso de los recursos del Portafolio, mediante la planificación, revisión, monitoreo y control de las adquisiciones y acuerdos. Este puesto actúa como referente técnico en materia de adquisiciones, brindando asesoría, acompañamiento y fortalecimiento de capacidades tanto al equipo interno de proyectos como a los Sub-beneficiarios, promoviendo la aplicación uniforme de las normativas y buenas prácticas institucionales.

Asimismo, el Oficial de Adquisiciones coordina la revisión y validación de contratos, órdenes de compra, adendas y acuerdos con Sub-beneficiarios; da seguimiento a los planes anuales de adquisiciones; y supervisa la gestión de inventarios y donaciones de activos, asegurando la trazabilidad y el registro adecuado de los bienes. Su función es clave para el cumplimiento de los compromisos contractuales con el Donante y para el fortalecimiento de los mecanismos de control interno del Portafolio, contribuyendo a una gestión transparente y alineada con los estándares internacionales de cooperación.

Además, el rol requiere de una persona proactiva, dinámica y con excelentes habilidades de comunicación, especialmente en la interacción constante con su Line Manager, el equipo del Portafolio y los Sub-beneficiarios. El puesto demanda capacidad para anticipar necesidades, proponer soluciones y coordinar eficazmente con las áreas administrativas, financieras y técnicas, asegurando una gestión fluida y oportuna de los procesos. Se valora la iniciativa, el pensamiento analítico y la disposición para trabajar en un entorno multicultural y colaborativo, manteniendo siempre una actitud orientada al servicio, la transparencia y la mejora continua.

Su posición estará localizada en San José, Costa Rica. No obstante, debe garantizar la fluidez y atención de los trámites bajo su responsabilidad a nivel regional.

Funciones por desempeñar:

Funciones y responsabilidades del Oficial de Adquisiciones

1. Gestión y cumplimiento de adquisiciones

• Monitorear la correcta aplicación de los procesos de compras conforme a las políticas y procedimientos de la UICN y del Donante.
• Identificar, documentar y gestionar los casos que deban tramitarse como excepción (Single Tender).
• Brindar orientación y resolver consultas en materia de adquisiciones y contrataciones.
• Ejecutar revisiones de adquisiciones a través del Sistema de Tiquetes de la UICN y/o a través de las plataformas facilitadas por la Sede.
• Gestionar y mantener actualizado el registro de proveedores, evaluando su desempeño, asegurando el cumplimiento de requisitos y promoviendo relaciones transparentes y eficientes.

• Distribuir y socializar las políticas y documentos requeridos para la gestión de adquisiciones de bienes, servicios, consultorías y acuerdos con Sub-beneficiarios.

• Contratos y acuerdos

• Revisar y validar los formatos y condiciones de contratos de consultoría, órdenes de compra y adendas, así como sus actualizaciones y aprobaciones.

• Revisar y gestionar acuerdos con Sub-beneficiarios, coordinando con el área legal su revisión y aprobación.

• Planificación y control

• Colaborar en la elaboración y revisión de los Planes Anuales de Adquisiciones del Portafolio y monitorear su cumplimiento.

• Revisar y validar los Planes Anuales de Adquisiciones de los Sub-beneficiarios, estableciendo mecanismos de monitoreo y auditorías aleatorias.
• Preparar y presentar informes periódicos sobre el cumplimiento de los Planes de Adquisiciones.

• Colaborar en la actualización de procesos y requisitos de adquisiciones en la Guía de Procedimientos Administrativos y Financieros.

• Gestión de procesos competitivos

• Actuar como punto focal para la recepción de ofertas y cotizaciones, dirigirlas al Panel Evaluador y monitorear el debido proceso de evaluación.

• Capacitación y fortalecimiento de capacidades

• Capacitar al personal del Portafolio, Sub-beneficiarios y demás partes involucradas en las políticas de adquisiciones del Donante y en el uso de los formatos aplicables.

• Gestión de activos e inventarios

• Mantener actualizado el control general de activos del Portafolio de Proyectos y solicitar informes de inventario a los Sub-beneficiarios.

• Realizar revisiones anuales de inventario, contrastando el control físico y electrónico.
• Elaborar, actualizar y gestionar las Actas de Responsabilidad de Activos del personal del Portafolio de Proyectos.

• Coordinar los procesos de donación de activos a Sub-beneficiarios, desde la redacción hasta la autorización legal.

• Gestión documental y reportes

• Mantener actualizada toda la documentación relacionada con los acuerdos con el Donante y Sub-beneficiarios, asegurando un archivo organizado.

• Otras funciones

• Cumplir con otras funciones relacionadas que le sean asignadas por su superior inmediato, en el marco de las responsabilidades del puesto.

Tenga en cuenta: Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.

REQUERIMIENTOS

• Calificaciones requeridas

Formación académica: Licenciatura en Administración de Empresas, Administración Pública, Finanzas, Contaduría o carreras afines.

Experiencia profesional: Mínimo 4 años de experiencia comprobada en adquisiciones, contrataciones o gestión administrativa-financiera, preferiblemente en organismos internacionales, proyectos de cooperación o entidades sin fines de lucro.

• Conocimientos técnicos:

Conocimiento de políticas y procedimientos de adquisiciones nacionales e internacionales.

Manejo de contratos, órdenes de compra, acuerdos con socios y gestión de inventarios.

Uso de sistemas de gestión administrativa y/o plataformas digitales de adquisiciones.

Idiomas: Nivel intermedio-avanzado de inglés (oral y escrito).

Competencias clave: Capacidad de análisis, atención al detalle, habilidades de negociación, orientación a resultados, ética y transparencia, trabajo en equipo y capacidad de capacitación a terceros.

• Calificaciones deseables (un plus)

Conocimiento o experiencia en la gestión de procesos de adquisiciones de KfW u otros donantes internacionales (ej. UE, USAID, GIZ, etc.

Experiencia en la gestión de proveedores y evaluación de su desempeño.

Manejo avanzado de Excel, Smartsheet y/o sistemas ERP relacionados con adquisiciones.

Experiencia en auditorías de adquisiciones y elaboración de planes anuales de compras.

• Competencias:

Capacidad para trabajar de manera autónoma y en equipo.

Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades.

Capacidad para redactar, sistematizar acuerdos y conclusiones.

Poseer buenas relaciones interpersonales.

Persona proactiva, responsable, organizada, propositiva y entusiasta.

Compromiso con la organización.

Aptitud para trabajo en equipos interdisciplinarios.

Capacidad de planificación, priorización, gestión del tiempo y ejecución de tareas.

Manejo de herramientas de cómputo (sistemas administrativos en línea, Office, y otras plataformas de gestión de información).

Residir en San José, Costa Rica.

POSTULACIONES

Para postular a una posición a través del "Sistema de gestión de recursos humanos" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón "Apply".

Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.

Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN:

Acerca de la UICN

La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.

Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.

La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.

La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.