Representante de Cobranza III

El Representante de Cobranza III desempeña un papel crucial en el departamento de "Order to Cash", donde su objetivo es asegurar el cobro de los pagos de los clientes dentro del plazo establecido, teniendo en cuenta las metas corporativas de Thermo Fisher Scientific.

Esta posición es responsable de contactar a los clientes para realizar el proceso de cobro, mantener la información de las cuentas actualizada en los sistemas establecidos y dar visibilidad o escalar las cuentas que requieren un análisis de crédito.

El Representante de Cobranza III asegura el correcto y oportuno ingreso de las facturas a los portales de los clientes, con el fin de impulsar el pago de estas y apoyar al departamento de cobro a cumplir los objetivos corporativos.

Responsabilidades Principales

• Manejo de clientes con un portafolio categorizado como de complejidad media.
• Completa el trabajo asignado y prioridades mediante el uso de políticas, datos y recursos, colaborando con gerentes, compañeros de trabajo, clientes internos y otros implicados en los procesos.
• Mantener la información de las cuentas de los clientes corporativos actualizada, según las categorías y el nivel de servicio establecido por Thermo Fisher Scientific, además de mantener el contacto necesario para dar visibilidad de los procesos o gestiones que se realicen para este cliente.
• Realizar el proceso de codificación de las actividades ya predeterminadas en el sistema que corresponda, para dar visibilidad del estado de las facturas del cliente.
• Cumplir con las estrategias de cobro establecidas por la gerencia, mediante el análisis de las cuentas, el seguimiento del proceso respectivo y establecido.
• Administrar la bandeja de entrada del correo electrónico propio, para lo cual se requiere un sentido de urgencia y priorización, buena atención al cliente y organización.
• Reconciliar el estado de cuenta de los clientes (portafolio de complejidad media), con los débitos y créditos existentes, para identificar aquellas que poseen saldos atrasados o facturas vencidas, además de compartir el estado de cuenta actualizado con el cliente para mantenerlo informado.
• Identificar y analizar notas de crédito, débito y efectivo no aplicado correctamente para informar al departamento indicado como proceder, para dejar el estado de cuenta en balance cero o en su defecto devolver el efectivo al cliente.
• Facilitar el pago de las facturas por medio de tarjeta de crédito con el departamento correspondiente (Cash Apps) cuando el cliente lo solicita, bajo excepción y aprobación del supervisor a cargo.
• Manejar los sistemas de facturación de la empresa, así como los sistemas de los clientes.
• Ser un aliado de los clientes internos o externos, para dar visibilidad del estado de cuenta. Preferiblemente como primer canal usar el teléfono, luego correo electrónico, chat o cualquier otro medio disponible con los clientes implicados en los procesos.
• Informar a los departamentos correspondientes cuando surgen diversos reclamos por parte de los clientes que generan disputas para poder llegar a una resolución del proceso de cobranza.
• Ser el punto de contacto por excelencia de los clientes, para atender de la mejor manera las consultas de cobranza o bien poder redirigir las consultas de otros casos al departamento o persona encargada para su correcta resolución.
• Informar al supervisor de las cuentas incobrables, que se determinan cuando ya se ha realizado el proceso completo de cobranza agotando todos los medios posibles de seguimiento de la cuenta, para que así se le dirija al proceso siguiente de cobro con la empresa subcontratada o departamento legal.
• Dar soporte a las investigaciones sobre los clientes, atentos al detalle para poder agilizar el proceso de crédito y cobro. Participar en la actualización de la documentación de los procesos o documentación soporte de los procesos cuando sean requeridos.
• Identificar oportunidades de mejora de los procesos relacionados a su departamento, proponiendo soluciones y mejores prácticas.
• Puede tomar proyectos adicionales pertinentes a sus tareas diarias, direccionadas a mejorar los mismos procesos con el sentido de desarrollar más sus cualidades analítica, además de ser un aliado de los clientes internos o externos.
• Apoyar en el entrenamiento de nuevos empleados con respecto a los procesos y políticas establecidas.
• Brinda soporte y realiza cualquier otra solicitud que se requiera por necesidad de la empresa.
• Cumple con los estándares de ética e integridad de la compañía; utilizando la política de puertas abiertas en la ejecución de procesos.